Follow up, что это, зачем нужен и как его быстро писать?

«Помнишь на встрече мы обсуждали задачи. Так вот, что я должен сделать по проекту?» Знакомая ситуация, правда? Как часто была она лично с вами? Можем ответить: как минимум, один раз.

Чтобы такие вопросы не были систематическими, а время уходило непосредственно на выполнения задач, а не на их повторные обсуждения, придумали Follow Up (FU).

Что такое Follow Up (FU)?

В переводе с английского Follow Up означает — последующие действия. Однако, оригинальная форма глагола с предлогом настолько вошла в обиход, что все так и называют этот список «фоллоу ап».

В нашем агентстве FU пишется в 3 случаях:

1. Во время встречи с клиентом, когда обсуждаем планы для проекта.
2. Во время встреч, собраний, брейн-штормов с командой.
3. Во время ежедневного спринта.

Если отойти от происхождения, а объяснить своими словами, что такое Фоллоу ап — это некий список задач, которые вам предстоит выполнить. Написание такого списка во время спринта закрывает сразу несколько вопросов:

1. Недопонимание. Обсуждая задачу устно, не всегда есть понимание, что вы говорите об одном и том же. Но, прописывая задачу в FU, вы избавитесь от этого момента. Ведь формулировку задачи видят как постановщик, так и исполнитель.
2. Приоритетность и дедлайн. Гораздо проще расставить приоритетность в списке, просто поменяв местами пункты. Отсюда и тянется соблюдение дедлайнов — одно из золотых правил хорошей репутации у клиентов. Именно фоллоу ап помогает удержать эту планку.
3. Ответственность. Кто именно взял задачу по конкретному проекту, сразу можно увидеть в FU.

Как писать Follow up:

1. Перед самым началом встречи необходимо назначить ответственного за написание FU
2. Главное правило классного FU — писать во время спринта или встречи. Даже если у вас нет времени расписать задачу полноценно, вы можете тезисно все зафиксировать во время встречи, а уже после нее, описать все детально, при этом, уточнив детали.
3. С дедлайнами. Главный момент, для того, чтобы правильно определить приоритеты списка.
4. С ответственными. Обязательно под каждой задачи необходимо зафиксировать исполнителя.
5. Ясно, понятно. Задачи, должны быть сформулированы таким образом, чтобы суть была ясна не только для участников встречи, но и тем, кого на нем не было.
6. Без лишних слов. Не нужно использовать в постановке лишние фразы. Пример: Необходимо сделать анализ конкурентов. Лучше – Сделать анализ конкурентов. Так гораздо чётче и легче.
7. Всему свое место. FU должен фиксироваться всегда в одном месте. И каждый, кто имеет отношение к проекту, обязан иметь доступ к нему.

Вывод

FU — очень классная привычка для фиксации задач. После внедрения в нашем агентстве мы почувствовали системность, появилась возможность ощутить собственную продуктивность (по секрету иногда и наоборот, не без этого), максимальная прозрачность в занятости сотрудников и вовлеченность, даже некий азарт сделать больше задач в течении рабочего дня.